Our Handling of Your Data and Your Rights
– Information in accordance with Articles 13, 14, and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR) –
Overview
Sehr geehrte Kandidatin, sehr geehrter Kandidat,
wir freuen uns, dass Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entschieden haben. Im Folgenden erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Zusammenarbeit verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.
Who is responsible for data processing?
The responsible entity is:
D2G HR GmbH
Fasanenweg 27
25826 Sankt Peter-Ording
Phone: +49 160 383 1525
E-Mail: contact@traze-hr.com
You can reach our Data Protection Officer at:
Phone: +49 160 383 1525
E-Mail: contact@traze-hr.com
2. What sources and data do we use?
Die Bereitstellung von Kandidaten-Daten erfolgt Ihrerseits auf rein freiwilliger Basis. Soweit wir die Daten nicht direkt bei Ihnen erheben und Sie über ein aktives Profil bei einem Bewerbungsportal wie z. B. Stepstone oder ähnlichen beruflichen Plattformen wie z. B. LinkedIn verfügen, oder uns im Rahmen der Zusammenarbeit ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil von Ihnen offenlegen, können wir personenbezogene Daten auch darüber erhalten oder erheben.
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Zusammenarbeit mit uns in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben (z. B. Informationen zu Ihrer Vergütung), die Sie uns übermitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
3. For what purposes and on what legal basis do we process personal data?
Im Rahmen unserer Dienstleistung können Ihre Daten zu den folgenden Zwecken verarbeitet werden:
- Durchführung von Suchen nach potenziellen Kandidaten im Auftrag von Kunden, die eine Vakanz in einer relevanten Position haben
- Bewertung Ihrer Eignung für freie Stellen bei Kunden
- um Sie über vakante Positionen zu informieren, die eventuell für Sie infrage kommen könnte
- um Sie Kunden als Kandidaten vorzustellen
- um Ihre Bildungsnachweise, berufsbezogenen Abschlüsse und Zertifikate zu überprüfen
Zusätzlich könnte es sein, dass Ihre Kandidaten-Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:
- Recherchieren von Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben, die öffentlich über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, LinkedIn, Twitter usw.) oder im Internet verfügbar sind oder die sich aus den uns zuvor durch Sie offengelegten Daten ergeben, soweit diese Informationen für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Position von Bedeutung sein könnten
- Erbringung von Services zur Integration im Auftrag eines Kunden, bei dem Sie eingestellt wurden, indem wir Ihre Integration beim Kunden überwachen, mit allen Beteiligten sprechen und Sie dabei unterstützen, Ihr volles Potenzial in Ihrer neuen Funktion auszuschöpfen,
- Kontaktaufnahme mit Ihnen, nachdem Sie bei einem Kunden eingestellt wurden, als Ansprechpartner für Kunden für die Einstellung von anderen Kandidaten oder als Informationsquelle für potenzielle Kandidaten für Drittkunden
- Betreiben der Datenbanken, in denen Ihre Kandidaten-Informationen gespeichert sind
Des weiteren verarbeiten und vermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Marketingaktivitäten zu folgenden Zwecken:
- Zusendung von Alerts und Informationen zu aktuellen Neuerungen und Entwicklungen sowie Fachartikel von Experten
- Einladung zu Veranstaltungen der D2G HR GmbH und Seminaren sowie der Organisation dieser Veranstaltungen
- Zusendungen von anlassbezogenen Glückwünschen
Weiterhin können wir Ihre personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus einem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 f DSG-VO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
4. Who receives your data?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten insbesondere an unsere Kunden sowie an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der oben dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSG-VO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen.
5. Is data transmitted to a third country or an international organization?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung der Zusammenarbeit erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Die Übermittlung erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
6. Is there an obligation to provide data?
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Bewerbungsprozesses für eine bestimmte Position erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.
7. To what extent is automated decision-making used on a case-by-case basis?
Zur Begründung und Durchführung eines Bewerbungsprozesses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSG-VO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
8. To what extent is your data used for profiling (scoring)?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).
9. How long will your data be stored?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung für eine oder mehrere Positionen erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis/Dienstverhältnis zwischen Ihnen und einem unserer Kunden nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Kandidaten-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf der in Ihrer Einwilligung genannten Frist gelöscht.
10. What rights do you have?
Indem Sie Ihre Kandidaten-Daten uns gegenüber angeben, stimmen Sie der Verarbeitung dieser, einschließlich der sensiblen personenbezogenen Daten, die Sie uns eventuell offengelegt haben, wie vorstehend beschrieben, ausdrücklich zu. Sie erkennen an, dass Sie nicht verpflichtet sind zuzustimmen und dass Sie, sofern Sie dennoch zustimmen möchten, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Sie haben je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte nach den Art. 15-22, 34 DSG-VO, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den in Ziff. 1 genannten Daten kontaktieren können:
- Information about the stored data and their processing (Art. 15 GDPR).
- Correction of incorrect personal data (Art. 16 GDPR).
- Deletion of stored data (Art. 17 GDPR). The right to deletion is restricted if processing is necessary:
- To fulfill a legal obligation that requires processing under Union or Member State law to which we are subject.
- For the establishment, exercise, or defense of legal claims
- Restriction of data processing, provided that data cannot be deleted due to legal obligations (Art. 18 GDPR).
- Objection gegen die Verarbeitung der Daten (Art. 21 DSG-VO).
- Data portability, sofern in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder ein Vertrag abgeschlossen wurde (Art. 20 DSG-VO).
- Consents given for processing can be revoked at any time with effect for the future.
- The right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).
Die Aufsichtsbehörde in Schleswig-Holstein ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988 1200
Fax: 0431 988 1223
mail@datenschutzzentrum.de
www.datenschutzzentrum.de
You can also contact our Data Protection Officer.
Information about your right to object
nach Art. 21 Datenschutzgrund-Verordnung (DSG-VO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DSG-VO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f DSG-VO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights, and freedoms, or the processing is for the establishment, exercise, or defense of legal claims.
The objection can be made in any form and should preferably be directed to:
D2G HR GmbH
Fasanenweg 27
25826 Sankt Peter-Ording
